Organização é fundamental para um bom planejamento pessoal

O tempo é limitado!

Você já se sentiu sobrecarregado ou sobrecarregada com a correria do mundo atual, repleto de prazos, compromissos e responsabilidades? 

Bem-vinda/bem-vindo ao mundo da/do profissional que possui exigências a todo o instante! Hoje, compartilho como aplicativos de organização e produtividade pessoal podem fazer toda a diferença na sua vida, usando exemplos que eu mesmo utilizo.

Mas, antes, vamos conversar um pouquinho sobre o tema.

A Importância da Organização e Planejamento Pessoal

Imagine que você é uma ou um gerente de projeto (ou qualquer outra atividade laboral ou de estudo, para falar a verdade). Sua equipe depende de você para manter tudo nos trilhos. Aqui entra a importância da organização pessoal e planejamento. Aplicativos como o Trello podem ser seu melhor amigo. Crie quadros para cada projeto, liste as tarefas e mova os cartões à medida que são concluídos. Isso mantém todos na mesma página. Mas em muito mais.

Tipos de Aplicativos para Organização Pessoal e Planejamento Pessoal

Vamos explorar alguns tipos de aplicativos com exemplos práticos:

• Agendas e Calendários: Suponha que você seja freelancer com várias reuniões. O Google Agenda é como ter um assistente pessoal. Agende compromissos, configure lembretes e compartilhe agendas com clientes. Eu sou  fã incondicional! O Google Agenda permite que você agende reuniões com facilidade. Suponha que você tenha uma videoconferência com um cliente. Basta criar um evento, definir a data e a hora e até mesmo adicionar um link para a reunião virtual.
• Gestão de Projetos Ágeis: Com o Trello, você pode criar um quadro para cada projeto. Imagine que você esteja organizando um evento. Cada cartão pode representar uma tarefa, como reservar um local, contratar um palestrante e promover o evento. Mova os cartões de “A fazer” para “Feito” à medida que as tarefas são concluídas. Ah e ele pode ser integrado ao Google Agenda… me pergunte como que te conto! É uma ferramenta de organização incrível para uso pessoal e profissional. Se você lida com muitas tarefas e projetos, o método Kanban vai facilitar sua vida.
• Gestão de Projetos Complexos: Para projetos mais robustos, o Microsoft Planner é a escolha certa. Ele oferece uma visão completa e estruturada do seu projeto. Veja como começar aqui: Microsoft Planner e assista um vídeo de introdução.
• Listas de Tarefas: Imagine que você trabalha em marketing e tem inúmeras campanhas para gerenciar. O Todoist ou o Google Tarefas (que integra com o Google Agenda) permite criar listas de tarefas separadas para cada campanha, com prazos e prioridades claros.
• Produtividade: Se você precisa fazer anotações, manter o foco é vital. O Notion oferece uma plataforma para criar e organizar suas ideias. Crie um espaço dedicado a cada projeto, adicione pesquisas de mercado, informações de personagens e até mesmo um painel para controlar seu progresso. Eu, particularmente, prefiro fazer isso no Google Keep, pela integração com as demais ferramentas Google, por exemplo, o que por si só já facilita minha vida.
• Mapas mentais: Construa Mapas Mentais com o Miro. Para dar vida aos seus projetos simples, os mapas mentais são uma mão na roda. Use o Miro para criar essas representações visuais de suas ideias e tarefas. É fácil de começar. 
• Gerenciamento de Tempo: Suponha que você seja alguém que lida com a gestão do tempo em sua rotina. Use o Toggl para rastrear como você gasta seu tempo em diferentes tarefas. Isso ajuda a identificar onde você pode ser mais eficiente. Você pode utilizar a técnica Pomodoro, para limitar períodos de atividades e manter foco.
• Finanças Pessoais: Se você está tentando economizar dinheiro para uma viagem, o Minhas Economias é meu aliado. Lance suas contas bancárias, receitas e despesas e ele te ajuda a organizar suas finanças de maneira simples e objetiva, fornecendo um panorama claro de onde seu dinheiro está indo.
• Saúde e Bem-estar: Você é um entusiasta do fitness? O MyFitnessPal é uma ótima escolha. Registre seus exercícios e dieta, definindo metas para uma vida mais saudável. Eu também uso ferramentas Google e Apple para tal função.

Dica Bônus: Mantenha sua caixa de entrada sempre zerada!

Você já se sentiu sobrecarregado ao abrir sua caixa de entrada de e-mail? Uma caixa de entrada bagunçada pode ser uma fonte significativa de estresse e distração. No entanto, existe uma solução simples para esse problema: manter sua caixa de entrada vazia. Neste guia, explico por que isso é importante e como você pode fazer isso de maneira eficaz, incluindo a ferramenta de adiar. Eu sou um maluco pela caixa sem e-mails de entrada. Dica inicial: Use o GMail. Depois me agradeça.

Por que Manter sua Caixa de Entrada Vazia é Importante?

1. Redução do Estresse: Uma caixa de entrada lotada pode ser esmagadora e causar ansiedade. Manter sua caixa de entrada vazia reduzirá esse estresse.
2. Foco Aprimorado: Uma caixa de entrada organizada ajuda você a se concentrar nas mensagens importantes e nas tarefas que exigem atenção imediata, melhorando sua eficiência.
3. Não Perder E-mails Importantes: Em uma caixa de entrada desorganizada, e-mails essenciais podem se perder facilmente. Manter a caixa de entrada vazia garante que você não perca informações cruciais.

Como Manter sua Caixa de Entrada Vazia:

1. Limpeza Inicial: Comece pela limpeza inicial. Exclua e-mails antigos e irrelevantes que você não precisa mais. Isso abrirá espaço para o próximo passo.
2. Arquivar: Em vez de manter e-mails não lidos em sua caixa de entrada, arquive-os. A maioria dos serviços de e-mail permite que você arquive mensagens, movendo-as para uma pasta de arquivamento. Isso mantém seu histórico de e-mails acessível, mas fora de vista. 
3. Lide com E-mails Imediatamente: Quando você abre um e-mail, tome uma decisão rápida. Responda, arquive, ação necessária (coloque em uma pasta específica para tarefas pendentes), adie ou exclua. Evite a procrastinação.
4. Use Filtros, Pastas ou Etiquetas: Crie pastas ou etiquetas específicas para categorizar e-mails. Isso facilita a localização de mensagens relevantes quando necessário. Filtros também são bem-vindos.
5. Priorize: Estabeleça prioridades para suas mensagens. Use marcadores ou estrelas para identificar e-mails importantes que requerem ação imediata.
6. Adiar E-mails não urgentes: A ferramenta de adiar é um recurso valioso. Se receber um e-mail que não exige ação imediata, adie-o para um momento mais conveniente. Isso ajuda a manter a caixa de entrada focada nas tarefas prioritárias.
7. Defina Horários para Verificar o E-mail: Evite verificar o e-mail constantemente. Em vez disso, defina horários específicos para verificar as mensagens, por exemplo, de manhã e à tarde, se for possível. Isso ajuda a manter o foco em outras tarefas.

Mantenha-se Consistente

Manter sua caixa de entrada vazia não é um processo único; é uma prática contínua. Reserve um tempo regularmente para limpar e organizar sua caixa de entrada. Quanto mais consistente você for, mais fácil será manter o controle.

Dicas para Escolher o Aplicativo Certo

A escolha do aplicativo certo depende de suas necessidades específicas:

• Se você valoriza a simplicidade, aplicativos como o Mac Post-its são ideais para anotar lembretes rápidos.
• Se precisa de um ambiente flexível para organizar pensamentos e projetos, o Notion ou o Keep é uma excelente escolha.
• Para colaboração em tempo real, o Google Docs é insubstituível.

Em resumo, aplicativos de organização pessoal e planejamento são ferramentas incríveis para enfrentar o caos profissional. Eles não apenas mantêm você organizado, mas também podem impulsionar sua produtividade. Coloquei alguns aqui que utilizo mais, mas existem inúmeros outros. Comente com sua dica!

Lembre-se de que esta discussão é apenas o ponto de partida. Há muitos mais recursos a explorar em cada um desses aplicativos, mas agora você tem um mapa para começar sua jornada rumo a uma vida mais organizada e bem-sucedida!